# Бухгалтерия

# Правила по документам и отчетности

## Коротко:

## Если вы едете в командировку

- суточные подтверждать не нужно;
- все остальные расходы подтверждаются документами;
- по перелету обязателен оригинал посадочного талона;
- документы, которые не выдали автоматически, нужно запрашивать;
- отчет по поездке — в течение 3 дней.

## Если вы работаете с поставщиком

- заранее уточняйте комплект документов;
- проверяйте формат документов;
- для НДС важен XML или бумажный комплект;
- без корректных документов работать нельзя.

## Если вы что-то закупаете для компании

- сначала проверяете документы;
- потом оплачиваете;
- если документов не будет, компания оплату не проводит.


## 1. Что нужно знать человеку, который едет в командировку

### 1.1. За что нужно отчитываться

Если в командировке вы покупаете товары или услуги, связанные с поездкой, эти расходы должны быть подтверждены документами.  
Подтверждением могут быть:

- кассовые чеки (их вы предоставляете из приложения "Проверка чеков" в формате png, отсканировав в приложении QR-код чека);
- слипы из банковского приложения + документ с расшифровкой оплаченных товаров/услуг (акт, накладная, товарный чек, счет и пр.)
- БСО (билеты на проезд, квитанции, талоны и пр.);
- иные подтверждающие документы по расходу.

### 1.2. За что не нужно отчитываться

Суточные не требуют подтверждающих документов. Это средства на проживание и личные расходы в рамках командировки.

### 1.3. Что обязательно собирать по дороге

По всем расходам нужно заранее получать и сохранять документы. Особенно это касается:

- авиабилетов;
- железнодорожных поездок;
- такси;
- дополнительных транспортных услуг;
- прочих расходов в поездке.

(речь про расходы, произведенные вами, не компанией)

### 1.4. Отдельное правило по перелетам

Для авиаперелета одного билета недостаточно.  
Обязательно нужен посадочный талон с отметкой в виде штампа о том, что он пассажиром использован. Это подтверждает, что поездка действительно состоялась. Если посадочный талон электронный, в аэропорту его необходимо распечатать. Штамп на него поставят автоматически перед посадкой.

### 1.5. Если документ не выдают автоматически

Многие перевозчики и сервисы не выдают нужные документы сами. Их нужно запрашивать отдельно.  
Это относится в том числе к такси, дополнительным услугам в поезде и другим вашим расходам в поездке.

### 1.6. Срок сдачи документов после командировки

После возвращения из командировки нужно отчитаться по документам в течение 3 дней.

### 1.7. Коротко

Перед поездкой нужно понимать одно правило:  
**все расходы по командировке, кроме суточных, должны быть подтверждены документами.**

---

## 2. Что нужно знать при работе с поставщиками

### 2.1. Главное правило

Любое взаимодействие с поставщиком должно сопровождаться документами.  
Это касается товаров, услуг, работ и любых оплат от компании.

### 2.2. Что нужно уточнять до оплаты или заказа

До начала работы с поставщиком нужно сразу выяснить:

- какие документы он предоставляет;
- может ли он оформить их корректно;
- в каком формате он их передает (желателен ЭДО (Диадок));
- сможет ли он работать через нужный формат документооборота.

### 2.3. Какие документы считаются основными

В зависимости от типа сделки используются:

- УПД;
- акт оказанных услуг / выполненных работ;
- товарная накладная;
- счет-фактура — когда требуется;
- бумажный комплект документов — если применяется бумажный обмен.

### 2.4. Что еще нужно сохранять

Нужно сохранять не только закрывающие документы, но и все документы, которые подтверждают реальность сделки:

- товарно-транспортные накладные;
- расходные накладные;
- счета;
- иные документы, связанные с поставкой или выполнением работ.

### 2.5. Если поставщик работает с НДС

Для принятия НДС к вычету важен формат документов.  
На созвоне отдельно зафиксировано:

- PDF в ЭДО для этого недостаточен;
- для НДС нужен корректный формат XML;
- если XML невозможен, лучше обмениваться бумажными документами.

### 2.6. Если поставщик работает без НДС

Если контрагент без НДС:

- по услугам нужен акт или УПД;
- по товарам — товарная накладная или УПД;
- счет-фактура не требуется;
- при ЭДО в формате PDF допустим.

### 2.7. Если поставщик не может дать нужные документы

Если поставщик не может предоставить корректные документы, с ним нельзя проводить оплату через расчетный счет компании.

### 2.8. Коротко

Перед работой с поставщиком нужно проверить не только цену и сроки, но и документы.  
**Нет корректных документов — нет оплаты от компании.**

---

## 3. Что нужно знать, если вы закупаете что-то для компании

### 3.1. Главное правило закупки

Любая закупка для компании должна быть подтверждена документами.  
Неважно, идет ли закупка напрямую на компанию или через подотчет.

### 3.2. Что нужно сделать до покупки

До оплаты нужно проверить:

- есть ли у продавца или поставщика документы;
- какие именно документы он выдаст;
- подходят ли они для учета;
- в каком формате они будут переданы.

### 3.3. Какие документы нужны по закупке

Минимально по закупке должны быть документы, подтверждающие сам факт приобретения товара или услуги. В зависимости от ситуации это могут быть:

- УПД;
- товарная накладная;
- акт;
- счет-фактура;
- кассовый чек;
- иные сопроводительные документы.

### 3.4. Что важно для учета и проверок

Нужно сохранять весь комплект документов, а не только один закрывающий документ.  
Чем полнее комплект, тем проще подтвердить реальность закупки и корректность учета.

### 3.5. Что делать, если товар нашли, а документы получить нельзя

Если товар найден, но продавец не может выдать корректные документы, такую закупку нельзя оплачивать через компанию.

### 3.6. Что важно помнить про ЭДО

Если закупка идет через ЭДО:

- по поставщикам с НДС нужно заранее проверять формат;
- по НДС-ным документам PDF в ЭДО недостаточен для вычета НДС;
- при необходимости нужно переходить на XML или бумажный обмен.