Онбординг новичка и сбор паспорта

Когда нужно

• «Запусти онбординг Шенина»
• «Запусти онбординг для Кирилла Шенина, программист»
• «Запроси паспорт у Фонарева»
• «Пришёл новый сотрудник — как не забыть выдать ему доступы?»
• «Почему Ева пишет мне про NDA нового сотрудника?»
• «Добавляй сюда новичков»
• «Как сделать, чтобы новичков сразу добавляли в этот чат?»
• «Ева прислала новичку список дел — откуда он?»

Что даёт

Программа онбординга (Онбординг нового сотрудника) идёт сама: помнить шаги и дни никому не нужно.

• Новичку Ева в первый же рабочий день пишет приветствие и ссылку на программу, а дальше — что сделать сегодня: прочитать страницу о команде, сдать паспорт, попробовать Еву на живых вопросах.
• Ответственным (Антону — учётки, чаты и доступы, Елене — документы, NDA и 1С ЗУП) Ева присылает их шаги по новичку в день, когда шаг настал. Под каждым шагом кнопка «✅ …».
• Напоминание повторяется через два рабочих дня, но не больше трёх раз. Если шаг всё ещё не закрыт, Ева пишет тому, кто запустил онбординг: какой шаг и кто его делает.
• Учётку в вики, права на «Rise disc», регулярные встречи и рабочие чаты Ева делает сама в первый день: добавляет во все командные серии календаря, где организатор Антон (синк, планирование, обзор месяца); выдаёт права на редактирование общего диска; заводит пользователя вики с ролями сотрудника и присылает новичку в личку вход и временный пароль (его нужно сразу сменить); кто был заведён раньше, но ни разу не входил, тоже получает временный пароль и добавляет его во все чаты, отмеченные для новичков. Если не получилось, шаг приходит ответственному с причиной и кнопкой.
• Паспорт закрывается сам, как только новичок прислал фото разворота Еве в личку. Шаги «попробуйте спросить Еву…» тоже закрываются сами, когда новичок задал такой вопрос.
• Когда закрыты все шаги, тот, кто запускал, получает итог.

Сбор паспорта — тот же механизм из одного шага: сотрудник получает просьбу и инструкцию, напоминание идёт раз в два рабочих дня, не больше трёх раз. Сдал — Ева сообщит вам «сдал(а) паспорт», не сдал — тоже скажет. Значений паспорта не видит никто, в том числе Ева.

Как сделать

Запускают ответственные за кадры — в личке Евы, одной фразой:

• «Запусти онбординг Шенина» — общая программа.

• «Запусти онбординг Шенина, программист» — плюс трек программиста (GitHub, сервер, рабочая папка, первая задача).

• «Запроси паспорт у Фонарева» — только сбор паспорта.

• «Запусти тестовый онбординг Антона Щепелина» — проверить, как это выглядит: все сообщения прогона, в том числе шаги Елены и эскалации, придут тому, кто запустил. Больше никто ничего не получит.

• «Останови онбординг Шенина» — прекратить (человек ушёл, или закончили тест). Останавливает и сбор паспорта.

Имя можно писать в любом падеже или логином (kirill.s). Если однофамильцев несколько, Ева перечислит их с логинами — повторите фразу с логином.

Какие чаты — решаете вы. В групповом чате, где есть Ева, напишите «@Ева, добавляй сюда новичков», а для чата программистов — «@Ева, добавляй сюда программистов». Отменить: «@Ева, не добавляй сюда новичков». Отмечать могут ответственные за кадры.

Отмечать шаг: кнопка «✅ …» под сообщением Евы. Отметить может тот, кто делает шаг, или любой из ответственных за кадры.

Если не сработало

• «Не нашла сотрудника» — человека ещё нет в Яндекс 360 или в справочнике. Сначала заведите учётку, потом проверьте вопросом Еве «кто такой Шенин?».
• «Онбординг и сбор паспорта запускают ответственные за кадры» — фразу написал не тот человек. Попросите Антона или Елену.
• «Уже идёт» — онбординг этого человека уже запущен. Второй раз не нужно.
• «Ева не смогла сама: ни один чат не отмечен» — отметьте нужные чаты фразой выше, на следующий рабочий день Ева попробует снова. «Не добавила в N чатов» — Евы нет в этих чатах: добавьте её туда или добавьте новичка руками.
• Напоминания не приходят — они идут только в рабочие дни с 10:00 до 20:00. Напишите в тех-чат.