Отчёт после командировки: что сдать в бухгалтерию
Когда нужно
- «Что сдавать в бухгалтерию после командировки?»
- «До какого числа отчитаться за поездку?»
- «Почему Ева пишет мне про посадочный талон?»
- «Нужен ли посадочный талон, если есть электронный билет?»
- «Куда отправить фото посадочного талона и чеков?»
- «Я вернулся поездом, мне тоже отчитываться?»
- «Ездил на своей машине — что сдавать?»
- «Рейс перенесли — Ева знает новое время?»
Что даёт
По правилам бухгалтерии все расходы в командировке, кроме суточных, подтверждаются документами, а отчитаться нужно в течение 3 календарных дней после возвращения. Помнить об этом самому не нужно: Ева напомнит, что сдать и до какого числа.
- За 3 часа до вылета (один раз в день перелёта) Ева напомнит распечатать бумажный посадочный талон. Чеки такси и доп. услуг в поезде запрашивайте сразу: их часто сами не выдают.
- После возвращения в Москву Ева пришлёт список: посадочные талоны по конкретным рейсам (фото и бумажные оригиналы) и ваши собственные расходы: кассовые чеки (PNG из приложения «Проверка чеков»), слипы с расшифровкой, БСО, билеты, если покупали сами, такси. В списке есть срок, а под ним кнопки.
- Если отчёт ещё не сдан, Ева напомнит накануне срока, после срока и ещё дважды — на 7-й и 10-й день. Потом пишет уже Елена.
- Когда Елена примет документы, Ева сообщит: «Елена Лавринова приняла отчёт».
- Если рейс перенесли (письмо Aviasales «Изменилось расписание вашего рейса»), Ева сама поправит время в билете и пришлёт: «✈️ Рейс … перенесли: вылет в 16:00 (было 14:20)». Напоминание о талоне придёт к новому времени вылета.
Билеты, купленные компанией, сдавать не нужно, только ваши собственные расходы. Посадочный талон со штампом нужен только по авиаперелётам: без него перелёт не подтверждён. Электронный посадочный распечатайте в аэропорту, чтобы на нём поставили штамп. Правила — «Правила по документам и отчётности», раздел 1.
Как сделать
Ничего включать не нужно, сообщения приходят в Яндекс.Мессенджер от Евы.
- На регистрации попросите бумажный посадочный талон со штампом аэропорта. Чеки такси и услуг в поезде запрашивайте сразу.
- После возвращения пришлите фото талонов и чеков Елене Лавриновой в личку, бумажные оригиналы отдайте ей.
- Нажмите кнопку под списком от Евы:
- «Сдал(а) всё» — документы у Елены, напоминания прекратятся;
- «Своих расходов не было» — тратили только суточные. Талоны по перелётам всё равно нужны;
- «Ещё в поездке» — это была пересадка, а не возвращение;
- «Не командировка» — поездка личная, отчёт не нужен.
Поехали на машине или купили билеты сами. Система о такой поездке не знает. Скажите Еве, например: «я в командировке в Казани с 1 по 3 октября». Наутро после возвращения придёт тот же список. Если обратный билет покупали сами, Ева спросит «Вы вернулись?». Ответьте кнопкой «Вернулся(-ась)», и список придёт сразу.
Для бухгалтерии
На каждую поездку Ева ставит Елене Лавриновой задачу в Битриксе: «Отчёт по командировке №N: сотрудник · города, даты». Срок — 3 календарных дня после возвращения, 19:00. В чек-листе фото и оригинал каждого посадочного талона идут отдельными пунктами, плюс пункт «свои расходы». Что сотрудник нажал в мессенджере, приходит в задачу комментарием. Документы приняты — завершите задачу, и Ева сообщит сотруднику. Если сотрудник нажал «Не командировка» или «Ещё в поездке», задачу можно просто закрыть: ему ничего не придёт.
Если не сработало
- Список после возвращения не пришёл. Поездку система не видела: билеты куплены не через компанию или документ не распознан. Скажите Еве о поездке (см. выше) или напишите Антону.
- Пересадка в Москве. Это не возвращение, список придёт, когда прилетите домой. Если всё же пришёл — нажмите «Ещё в поездке».
- Рейс перенесли, а сообщения от Евы нет. Перенос по билету, купленному не через компанию, система не видит. Если билет корпоративный, а сообщения нет больше часа после письма о переносе, напишите Антону.
- Прилетели ночью. Список придёт в 9 утра, а не ночью.
- Нажали кнопку, а Ева отвечает «Это не ваша поездка». Кнопки работают только у того, кому пришёл список.