Печать и подпись на документе

Когда нужно

• Нужно письмо на бланке с печатью и подписью
• «Поставь печать вот на этот счёт»
• «Подпиши акт от нашего имени»
• Контрагент просит подписанный скан
• «Сделай исходящее письмо в Волховец»
• «Оформи на фирменном бланке ответ на претензию»

Что даёт

Готовый PDF с печатью и подписью — за пару минут и без похода к тому, у кого сканы. Исходящий номер письма выдаёт реестр сам.

Как сделать

Всё в чате с Евой, порядок один и тот же:

1. Дайте документ. Либо пришлите готовый файл (docx или PDF) вложением в этот же чат, либо продиктуйте текст — Ева сразу соберёт черновик на бланке без печати, чтобы вы могли поправить, и следом покажет превью с печатью и подписью. Шапку (организацию, ФИО, обращение) можно назвать, а можно и нет: чего не назвали, то останется пустым, впишете в docx сами. Не нужно обращение — просто не диктуйте его, строки «Уважаемый…» не будет. Место можно назвать сразу. «Поставь подпись и печать где написано (подпись)» или «под Генеральный директор» — Ева поставит туда. Если место подписи на документе не найдётся само, превью наугад не придёт: Ева спросит, рядом с какой надписью ставить.

2. Посмотрите превью. Ева пришлёт файл с наложенной печатью и подписью. Не туда встало — скажите словами: «подпись левее», «печать сильно ниже». Сдвинет и покажет заново.

3. Подтвердите. Нажмите «Подтверждаю #…» под превью или напишите «подтверждаю» — только после этого получится финальный PDF. Номер на кнопке — это конкретный документ: прислали несколько — жмите кнопку под каждым превью. Если написать «подтверждаю» словами, когда превью ждут несколько, Ева спросит, какое именно.

Чужой документ (счёт контрагента, акт) проходит той же дорогой: файл → превью → «подтверждаю».

Несколько документов разом. Пришлите файлы одним сообщением и напишите «поставь подпись и печать» — Ева покажет превью всех сразу, а под ними будет кнопка «Подтверждаю все (N)»: одно нажатие — все документы с печатью. Не всё верно — подтвердите по одному кнопками «Подтверждаю #…».

Поправили черновик руками? Пришлите docx обратно в этот же чат, можно без текста. Печать встанет на вашу версию, черновик заново не пересобирается.

Номер и дату исходящего не спрашивают и не придумывают — номер выдаёт реестр, дата ставится текущая.

Заодно: «пришли наши реквизиты» — Ева отправит карточку организации, не надо искать её по старым письмам.

Если не сработало

• Без «подтверждаю» ничего не ставится. Это защита от случайной печати, а не сбой.
• Ева написала «отправил», а файла нет — так быть не должно: файлы прикладывает система, а не она. Скажите Антону, это дефект.
• Сгоревший исходящий номер — не потеря. Если черновик не довели до конца, номер останется неиспользованным; заводить письмо заново нормально.
• Файл из другого чата не возьмётся — пришлите его сюда же.
• На превью печать есть, а подписи нет — не подтверждайте. Ева должна сказать об этом сама («подпись: место не найдено на стр. …»); перешлите документ Антону — это форма подписного блока, которую система ещё не знает.
• Печать или подпись не на своём месте — не подтверждайте. Небольшой сдвиг поправьте словами: «подпись левее», «печать сильно выше». Совсем не там — напишите, рядом с какой надписью ставить («где написано (подпись)»). Документ не тот — нажмите «Отменить» под превью: по нему печать уже не поставится, «Подтверждаю» под ним больше не сработает. Пришлите документ заново — а эта форма попадёт в разбор, чтобы в следующий раз место нашлось само.
• Пришёл только черновик, а превью не пришло — документ не подписан, как бы уверенно ни звучал ответ. Напишите «поставь печать»: «подтверждаю» вслепую тут не поможет, оно относится к последнему показанному превью и может уйти к документу недельной давности.
• Ева спрашивает адресата или обращение до черновика — так быть не должно: скажите «собери как есть», пустое впишете сами. Повторяется — скажите Антону.
• В превью не ваша правленая версия — напишите «проштампуй мой файл». Это дефект, скажите Антону.