Заявка на закупку и счета: файл в чат, дальше система

⚠ С 13.10.2026 parts.rise-automation.ru открывает Odoo, интерфейс InvenTree людям больше не виден. Заказы, спецификации и склад — на странице «Закупки, спецификации и склад — в Odoo (parts.rise-automation.ru)».

Когда нужно

• «Нужно закупить вот это» — есть спецификация или заявка в Excel
• Пришёл счёт от поставщика, и по нему нужен заказ
• «Счёт один, а объекта два» — поставка сразу на несколько проектов
• «Купили то, чего в спецификации не было» — счёт мимо неё
• «Этот счёт на два объекта» — разметить позиции по проектам
• «Сравните два счёта на одну спецификацию»
• Поставщик прислал не счёт, а КП — таблицу с ценами
• «Какого поставщика выбрать» и «что по спецификации ещё никто не предложил»
• «Что там с моей заявкой?»
• Задача в Битриксе с вложенной спецификацией

Что даёт

Из вашего файла собираются черновики заказов в InvenTree: позиции, поставщик, цены. Руками в InvenTree заносить ничего не нужно — и не надо, интерфейс там для кладовщика, а не для инженера.

Как сделать

Через Еву — основной путь. Пришлите файл вложением в чат с ней и скажите, что это:

• .xlsx — заявка или спецификация,
• .pdf — счёт поставщика,
• КП поставщика (.xls или .xlsx с ценами и сроками) — тоже принимается. Имени поставщика в таких файлах обычно нет, поэтому Ева спросит кнопками, чьё это предложение. Заказ по КП не создаётся — цены лягут в сравнение,
• ссылка на задачу Битрикса — тогда саму ссылку надо прислать прямо в этот чат, а не сослаться на «ту задачу, помнишь».

Дальше система задаёт уточняющие вопросы кнопками (обычно про поставщика или проект) — ответьте нажатием. После этого черновики появятся в InvenTree.

Два ограничения, которые экономят время:

• Один файл за раз. Несколько PDF разом не принимаются: на каждый счёт нужен свой разбор.
• Файл — из этого же чата. Пересланный «оттуда» файл система не увидит.

Когда счёт выставлен сразу на два объекта — одна поставка, а платим с разных проектов — Ева не заводит заказ вслепую. Она спрашивает кнопками, к какому проекту счёт; выберите вариант «несколько проектов — размечу книгой», и в ответ придёт книга разметки (.xlsx): строки счёта и колонка «ПРОЕКТ» с выпадающим списком. Проставьте проект у каждой строки и пришлите файл обратно — заказ заведётся сразу размеченным, проект будет стоять на строке, а не на всём заказе. Пока книга не вернулась, в InvenTree не пишется ничего: заказ, заведённый «пока на главный проект», завышает его цифры на чужие позиции, а искать его потом придётся среди чужих.

Разметить счёт по проектам можно прямо в заказе. На странице заказа в InvenTree есть вкладка «Проекты по строкам»: у каждой позиции свой выпадающий список проектов, рядом кнопка «Проставить всем» — для обычного счёта это один клик. Сверху видно, сколько позиций и на какую сумму уходит в каждый проект. Пустой проект у строки значит «как у заказа». Книга разметки никуда не делась — она нужна, когда размечать удобнее до создания заказа.

Счёт принёс то, чего в спецификации проекта нет — Ева не решает за вас. Если счёт не пересёкся со спецификацией ни одной позицией (купили то, что в неё не закладывали), она спросит кнопками: «добавить в BOM» или «не добавлять». Заказ заводится в любом случае — вопрос только о том, попадут ли эти позиции в картину проекта и в панель «Статусы закупки». Пока не ответите, в InvenTree не пишется ничего. Когда часть позиций совпала, а часть нет (доставка, упаковка, мелочь) — вопроса не будет: иначе он прилетал бы на каждый счёт.

Когда счетов или КП на один проект два и больше, Ева сама присылает:

• сравнение — кто сколько позиций закрыл и где выбор поставщика меняет цену;
• книгу выбора (.xlsx) — поставьте поставщика в колонке «Выбор» из выпадающего списка и пришлите файл обратно: строки разойдутся по заказам. Похожие позиции с другим артикулом лежат на листе «Замены» — это предложенные аналоги, решение за инженером;
• остаток спецификации отдельным файлом — то, чего не предложил никто. Его можно переслать следующему поставщику как есть: цен и чужих названий в нём нет.

Система сама ничего не выбирает и никуда не пишет — выбор всегда за человеком.

Спросить, как продвигается: «что с моей заявкой?»

Если не сработало

• Позиции счёта не попали в BOM проекта — значит на вопрос был ответ «не добавлять», либо часть позиций совпала со спецификацией и вопроса не было. Добавить руками можно на странице сборки <код проекта>-bom.
• В книге разметки не проставлен проект хотя бы у одной строки — Ева назовёт номера этих строк и заказ не заведёт. Пустая ячейка не значит «как у остальных»: позиция уехала бы в чужой проект молча.
• Проект набран руками и не совпал со списком — тот же отказ, с названием того, чего не нашлось. Выбирайте из выпадающего списка колонки.
• Вопрос кнопками не пришёл или кнопки не нажимаются — напишите ответ словами, Ева поймёт.
• Позиции разобрались криво (склеились строки, потерялись артикулы) — это разбор конкретной формы файла. Пришлите Антону сам файл, а не скриншот: формы у поставщиков разные, и правка делается под форму.
• В строке заказа «арт. под вопросом» — Excel испортил артикул ещё в файле: «09-3740» превратил в дату, длинный штрихкод обрезал до «7.49525E+11». Такой артикул в карточку детали не пишется — по нему счёт сошёлся бы не с той деталью. Откройте исходную спецификацию и пришлите верный артикул Антону: карточки деталей ведутся в InvenTree, а он с 13.10 людям не виден. Чтобы не повторялось: колонке артикулов в Excel ставьте формат «Текстовый» до того, как вставлять номера.
• Нужно посмотреть остатки или карточку детали — это уже InvenTree: parts.rise-automation.ru.