Печать и подпись на документе
Когда нужно
- Нужно письмо на бланке с печатью и подписью
- «Поставь печать вот на этот счёт»
- «Подпиши акт от нашего имени»
- Контрагент просит подписанный скан
- «Сделай исходящее письмо в Волховец»
Что даёт
Готовый PDF с печатью и подписью — за пару минут и без похода к тому, у кого сканы. Исходящий номер письма выдаёт реестр сам.
Как сделать
Всё в чате с Евой, порядок один и тот же:
-
Дайте документ. Либо пришлите готовый файл (docx или PDF) вложением в этот же чат, либо
продиктуйте: адресат (организация, ФИО, обращение) ипродиктуйте текст — Ева сразу соберёт черновик на бланке без печати, чтобы вы могли поправить, исразуследом покажет превью с печатью и подписью. Шапку (организацию, ФИО, обращение) можно назвать, а можно и нет: чего не назвали, то останется пустым, впишете в docx сами. Не нужно обращение — просто не диктуйте его, строки «Уважаемый…» не будет. - Посмотрите превью. Ева пришлёт файл с наложенной печатью и подписью. Не туда встало — скажите словами: «подпись левее», «печать сильно ниже». Сдвинет и покажет заново.
- Подтвердите. Напишите «подтверждаю» — только после этого получится финальный PDF.
Чужой документ (счёт контрагента, акт) проходит той же дорогой: файл → превью → «подтверждаю».
Поправили черновик руками? Пришлите docx обратно в этот же чат, можно без текста. Печать встанет на вашу версию, черновик заново не пересобирается.
Номер и дату исходящего не спрашивают и не придумывают — номер выдаёт реестр, дата ставится текущая.
Заодно: «пришли наши реквизиты» — Ева отправит карточку организации, не надо искать её по старым письмам.
Если не сработало
- Без «подтверждаю» ничего не ставится. Это защита от случайной печати, а не сбой.
- Ева написала «отправил», а файла нет — так быть не должно: файлы прикладывает система, а не она. Скажите Антону, это дефект.
- Сгоревший исходящий номер — не потеря. Если черновик не довели до конца, номер останется неиспользованным; заводить письмо заново нормально.
- Файл из другого чата не возьмётся — пришлите его сюда же.
- Пришёл только черновик, а превью не пришло — документ не подписан, как бы уверенно ни звучал ответ. Напишите «поставь печать»: «подтверждаю» вслепую тут не поможет, оно относится к последнему показанному превью и может уйти к документу недельной давности.
- Ева спрашивает адресата или обращение до черновика — так быть не должно: скажите «собери как есть», пустое впишете сами. Повторяется — скажите Антону.