Заявка на закупку и счета: файл в чат, дальше система

Когда нужно

• «Нужно закупить вот это» — есть спецификация или заявка в Excel
• Пришёл счёт от поставщика, и по нему нужен заказ
• «Сравните два счёта на одну спецификацию»

Поставщик прислал не счёт, а КП — таблицу с ценами «Какого поставщика выбрать» и «что по спецификации ещё никто не предложил» «Что там с моей заявкой?» Задача в Битриксе с вложенной спецификацией

Что даёт

Из вашего файла собираются черновики заказов в InvenTree: позиции, поставщик, цены. Руками в InvenTree заносить ничего не нужно — и не надо, интерфейс там для кладовщика, а не для инженера.

Как сделать

Через Еву — основной путь. Пришлите файл вложением в чат с ней и скажите, что это:

• .xlsx — заявка или спецификация,
• .pdf — счёт поставщика,
• КП поставщика (.xls или .xlsx с ценами и сроками) — тоже принимается. Имени поставщика в таких файлах обычно нет, поэтому Ева спросит кнопками, чьё это предложение. Заказ по КП не создаётся — цены лягут в сравнение,

ссылка на задачу Битрикса — тогда саму ссылку надо прислать прямо в этот чат, а не сослаться на «ту задачу, помнишь».

Дальше система задаёт уточняющие вопросы кнопками (обычно про поставщика или проект) — ответьте нажатием. После этого черновики появятся в InvenTree.

Два ограничения, которые экономят время:

• Один файл за раз. Несколько PDF разом не принимаются: на каждый счёт нужен свой разбор.
• Файл — из этого же чата. Пересланный «оттуда» файл система не увидит.

Когда счетов или КП на один проект два и больше, Ева сама присылает:

сравнение — кто сколько позиций закрыл и где выбор поставщика меняет цену; книгу выбора (.xlsx) — поставьте поставщика в колонке «Выбор» из выпадающего списка и пришлите файл обратно: строки разойдутся по заказам. Похожие позиции с другим артикулом лежат на листе «Замены» — это предложенные аналоги, решение за инженером; остаток спецификации отдельным файлом — то, чего не предложил никто. Его можно переслать следующему поставщику как есть: цен и чужих названий в нём нет.

Система сама ничего не выбирает и никуда не пишет — выбор всегда за человеком.

Спросить, как продвигается: «что с моей заявкой?»

Если не сработало

• Вопрос кнопками не пришёл или кнопки не нажимаются — напишите ответ словами, Ева поймёт.
• Позиции разобрались криво (склеились строки, потерялись артикулы) — это разбор конкретной формы файла. Пришлите Антону сам файл, а не скриншот: формы у поставщиков разные, и правка делается под форму.
• В счёте поставщиком оказались мы сами — так бывает на некоторых формах, заказ будет неверным. Скажите Антону сразу, не исправляйте вручную.

Нужно посмотреть остатки или карточку детали — это уже InvenTree: parts.rise-automation.ru.