Заявка на закупку и счета: файл в чат, дальше система

Когда нужно

«Нужно закупить вот это» — есть спецификация или заявка в Excel
Пришёл счёт от поставщика, и по нему нужен заказ

«Счёт один, а объекта два» — поставка сразу на несколько проектов «Сравните два счёта на одну спецификацию» Поставщик прислал не счёт, а КП — таблицу с ценами «Какого поставщика выбрать» и «что по спецификации ещё никто не предложил» «Что там с моей заявкой?» Задача в Битриксе с вложенной спецификацией

Что даёт

Из вашего файла собираются черновики заказов в InvenTree: позиции, поставщик, цены. Руками в InvenTree заносить ничего не нужно — и не надо, интерфейс там для кладовщика, а не для инженера.

Как сделать

Через Еву — основной путь. Пришлите файл вложением в чат с ней и скажите, что это:

.xlsx — заявка или спецификация,
.pdf — счёт поставщика,
КП поставщика (.xls или .xlsx с ценами и сроками) — тоже принимается. Имени поставщика в таких файлах обычно нет, поэтому Ева спросит кнопками, чьё это предложение. Заказ по КП не создаётся — цены лягут в сравнение,
ссылка на задачу Битрикса — тогда саму ссылку надо прислать прямо в этот чат, а не сослаться на «ту задачу, помнишь».

Дальше система задаёт уточняющие вопросы кнопками (обычно про поставщика или проект) — ответьте нажатием. После этого черновики появятся в InvenTree.

Два ограничения, которые экономят время:

Один файл за раз. Несколько PDF разом не принимаются: на каждый счёт нужен свой разбор.
Файл — из этого же чата. Пересланный «оттуда» файл система не увидит.

Когда счёт выставлен сразу на два объекта — одна поставка, а платим с разных проектов — Ева не заводит заказ вслепую. Она спрашивает кнопками, к какому проекту счёт; выберите вариант «несколько проектов — размечу книгой», и в ответ придёт книга разметки (.xlsx): строки счёта и колонка «ПРОЕКТ» с выпадающим списком. Проставьте проект у каждой строки и пришлите файл обратно — заказ заведётся сразу размеченным, проект будет стоять на строке, а не на всём заказе. Пока книга не вернулась, в InvenTree не пишется ничего: заказ, заведённый «пока на главный проект», завышает его цифры на чужие позиции, а искать его потом придётся среди чужих.

Когда счетов или КП на один проект два и больше, Ева сама присылает:

сравнение — кто сколько позиций закрыл и где выбор поставщика меняет цену;
книгу выбора (.xlsx) — поставьте поставщика в колонке «Выбор» из выпадающего списка и пришлите файл обратно: строки разойдутся по заказам. Похожие позиции с другим артикулом лежат на листе «Замены» — это предложенные аналоги, решение за инженером;
остаток спецификации отдельным файлом — то, чего не предложил никто. Его можно переслать следующему поставщику как есть: цен и чужих названий в нём нет.

Система сама ничего не выбирает и никуда не пишет — выбор всегда за человеком.

Спросить, как продвигается: «что с моей заявкой?»

Если не сработало

В книге разметки не проставлен проект хотя бы у одной строки — Ева назовёт номера этих строк и заказ не заведёт. Пустая ячейка не значит «как у остальных»: позиция уехала бы в чужой проект молча.

Проект набран руками и не совпал со списком — тот же отказ, с названием того, чего не нашлось. Выбирайте из выпадающего списка колонки. Вопрос кнопками не пришёл или кнопки не нажимаются — напишите ответ словами, Ева поймёт. Позиции разобрались криво (склеились строки, потерялись артикулы) — это разбор конкретной формы файла. Пришлите Антону сам файл, а не скриншот: формы у поставщиков разные, и правка делается под форму. Нужно посмотреть остатки или карточку детали — это уже InvenTree: parts.rise-automation.ru.